Dokumentera granskning

Filstruktur

Det är viktigt att du sparar innehållet och utseendet för de webbsidor, dokument och skärmbilder du granskar. Om ett ärende skulle hamna i domstol behöver vi kunna visa hur det faktiskt såg ut när vi gjorde vår granskning.

Mappar

Börja med att skapa en mappstruktur under tillsynsmappen. Den ska bestå av en ärendemapp med en eller flera granskningsmappar under. Varje granskningsmapp har undermappar för sparade dokument, webbsidor och skärmavbildningar (varierar beroende på vad du granskar).

Döp ärendemappen med ärendenummer och aktörens eller tjänstens namn. Granskningsmappar namnger du med datum.

tillsynsmapp
    2020-9999 Exempelmyndigheten
        2020-09-23
            Dokument
            Skärmbilder
            Webbsidor

Du skapar alltså ärendemappen och en granskningsmapp när du påbörjar ett tillsynsärende. I granskningsmappen skapar du mappar för dokument, webbsidor och skärmbilder, efter behov.

Vid en omgranskning skapar du en ny granskningsmapp med sina undermappar.

Granskningsmapp

I granskningsmappen sparar du urvalsdokumentet (för webbplatser) och granskningsprotokollet.

Sparade skärmbilder

I undermappen Skärmbilder sparar du en avbildning av varje webbsida och varje skärmbild (i en mobil applikation) som du granskar. På så sätt kan vi enkelt visa precis hur sidan såg ut i webbläsaren eller den mobila enheten vid granskningstillfället.

För webbsidor: använd Firefox, högerklicka på sidan och välj Ta en skärmbild och därefter Spara hela sidan.

Döp filen till titel.png, där titel är den relevanta delen av sidtiteln. Håll namnet kort, och ta bort tjänstens eller aktörens namn. Exempel: om sidans titel är ”Kontakta oss - Exempelmyndigheten” sparar du den som Kontakta oss.png.

Startsidans avbildning döper du alltid till start.png.

Introskärmar i en app döper du till intro-N.png, där N är ett ordningsnummer (1, 2, 3, …).

För skärmbilder i mobila applikationer tar du en skärmbild i varje enhet du testar med, för över bilden till din dator och döper den enligt titel-enhet.png, där titel är skärmbildens rubrik eller liknande och enhet är den enhet du testar med, till exempel iphone7 eller galaxytab.

Avbildningar av fel

Vid vissa typer av fel uppmanar manualen dig att spara en extra skärmavbildning som visar felet. Du kan då välja att spara bara det synliga området, eller den del av sidan som visar felet. Spara filen med samma namnsättning som ovan, men lägg till avsnittsnumret du underkänner, till exempel Kontakta oss-9.1.4.4.png.

Sparade webbsidor

I undermappen Webbsidor sparar du innehållet i varje webbsida du granskar, som en ”komplett” webbsida. Det innebär att webbläsaren sparar både själva sidans HTML-kod och, i en undermapp, de bilder, CSS-filer och skript som ingår. På så sätt kan vi återskapa exakt det vi granskat.

Döp sidan till samma namn som den sparade skärmbilden men med filtypen .html. Om du sparat skärmbilden som Kontakta oss.png sparar du alltså webbsidan som Kontakta oss.html.

Använd Firefox för att spara sidan. Tryck Ctrl+s eller högerklicka och välj Spara sida som…. Välj sedan Webbsida, fullständig (*.htm;*.html) vid Filformat och skriv in namnet enligt ovan vid Filnamn..

Dokument

I undermappen Dokument sparar du varje dokument du granskar.

Spara dokumentet med det filnamn som webbläsaren föreslår. Om det skiljer sig alltför markant från titeln kan du notera filnamnet som en anmärkning i urvalsdokumentet för att göra det lättare att hitta.

I Firefox, högerklicka på länken till dokumentet och välj Spara länk som….

Urvalsdokumentet

Stickprovsurvalet för ingående granskning är ett exceldokument indelat i sju sektioner, baserat på avsnitt 3.2–3.3 i Bilaga I i [Övervakning].

Urvalsdokumentet använder du bara när du granskar en hel webbplats, eller en mobil applikation.

Fyll i dokumentet så här:

1. Skriv in webbplatsens eller appens namn ovanför tabellerna.
2. Leta på webbplatsen eller i appen efter de angivna sidtyperna i varje sektion. Se nedan för detaljer.
3. Sätt Sidor till 1 för varje hittad sida. Om någon av de förifyllda sidorna inte finns, sätt status Saknas i kolumnen Granskning.
4. Leta rätt på kontaktuppgifter till aktören och fyll i dem på bladet Kontaktuppgifter.

Om någon sida som ingår i urvalet utgör ett led i en process ska du ta med samtliga steg i processen. Om stegen körs på samma ”sida” (sökväg) sätter du antalet steg i kolumnen Sidor.

Fasta sidor (a)

Länka till startsidan på första raden i tabellen. Gör på samma sätt för de andra sidtyperna i sektionen.

Med ”juridisk information” menas avtal och liknande, inte (nödvändigtvis) sidor som innehåller laghänvisningar.

Sidor per typ av tjänst (b)

Försök att identifiera så många olika typer av sidor (mallar) du kan htita på webbplatsen. Till exempel: sökresultat, nyhetssidor, samlingssidor, tabellsidor, sidor med filmer, länksamlingar, etc. Varje formulär kan ofta utgöra en egen sidtyp.

Tillgänglighetsredogörelse (c)

Länka till redogörelsen, om den finns. Om den använder en separat kommentarsfunktion, länka till den på andra raden i sektionen.

Avvikande sidor (d)

Här lägger du in de sidor du träffar på, vars innehåll eller utseende avviker markant från övriga sidors på webbplatsen. Kontrollera i webbläsarens adressfält att sidan ligger på samma domän.

Dokument (e)

Länka till minst ett dokument (om det finns) för varje typ av tjänst du identifierat i kategori (b).

Relevanta sidor (f)

Länka till sidor med information om kakor och behandling av personuppgifter, om det finns. Lägg till andra sidor som du bedömer är relevanta.

Slumpmässigt urval (g)

Länka till slumpmässigt utvalda sidor. Minimiantalet visas ovanför tabellen.

I kolumnen Anteckningar kan du notera sådant du behöver komma ihåg. Om vissa fel finns på exempelvis alla sidor med lyssnafunktion kan du notera ”lyssna” på de sidor som har lyssnafunktion, för att kunna kontrollräkna antalet underkända sidor på slutet.

Granskningsprotokoll

Ett granskningsprotokoll är ett exceldokument med fem eller sex blad (”flikar”): Försättsblad, Skärmbilder (endast appar), Webbsidor, Dokument, Redogörelse och Anmärkningar.

Försättsblad

Raderna för antal granskade skärmbilder, webbsidor och dokument är förhoppningsvis självförklarande.

Ändra inte följsamhetsnivån; den uppdateras automatiskt när du fyller i protokollet.

Skärmbilder, webbsidor, dokument

Efter varje granskad skärmbild (i en app), webbsida eller dokument, räkna upp Antal underkända i respektive blad, för varje underkänt avsnitt.

Ändra inte i någon av de andra kolumnerna och använd inte sortering.

Tillgänglighetsredogörelse

Skriv en etta för varje underkänt krav på bladet Redogörelse.

Anmärkningar

Så här fyller du i kolumnerna på bladet Anmärkningar.

Dra inte i cellkanter för att ändra radhöjden. Det sätter den automatisk radhöjd ur spel och riskerar att dölja viktig information.

Använd inte sorteringsfunktionen i kolumnrubrikerna, då det inte går att återställa till ursprungsläget. Använd hellre filterfunktionen för att hitta innehåll.

För att lägga till en ny rad sist i tabellen, sätt markören i sista kolumnen på sista raden och tryck Tabb.

Sida/dokument

Skärmbild/sida/dokument

Ange vilken skärmbild (appar), webbsida eller dokument anmärkningen avser, gärna i form av en länk där det är möjligt. Använd (den relevanta delen av) titeln om den är läslig.

Om samma anmärkning gäller 2–3 sidor, räkna upp dem; skapa inte flera likadana rader. Gäller det alla eller många sidor, skriv bara ”Alla sidor”, ”Sidor efter inloggning” eller liknande.

Avsnitt i EN 301 549

Fyll i avsnittsnummer i EN 301 549 (återfinns i motsvarande kolumn på bladen Skärmbilder (appar), Webbsidor respektive Dokument).

Observation

Beskriv det observerade problemet.

• Var så tydlig som möjligt för att mottagaren ska förstå vad du menar.

• Tänk på att den som läser texten kanske inte ser det du ser när du skriver anmärkningen och inte har sammanhanget klart för sig.

• Om webbplatsen har en responsiv formgivning och det observerade problemet uppträder bara vid vissa vystorlekar, se till att det framgår vilken layout det gäller.

Om flera olika element är underkända för samma kriterium, skapa en rad för varje om det inte är lätt att beskriva dem kollektivt.

Förväntning

Förklara vad som förväntas av lag (DOS), standarder (EN 301 549), riktlinjer (WCAG) eller rekommendationer (HTML). Du kan kopiera texten från punkten Kontroll i motsvarande metodikavsnitt om du inte vill formulera en mer specifik förklaring. När du håller muspekaren över texten i metodikavsnittet visas en knapp med vars hjälp du kan kopiera innehållet.

Beskrivet i redogörelsen

Skriv ja om det du anmärker på finns beskrivet i tillgänglighetsredogörelsen. Detta gör du vanligen på slutet, när du granskar själva redogörelsen.

Slutför protokollet

När du är klar med granskningen, se till att protokollet är förberett för mottagaren.

1. Sätt fokus till lämplig cell i början av varje blad.
2. Se till att formelfält, stödlinjer och rubriker är dolda (fliken Visa).
3. Dölj oanvända blad, till exempel om du inte granskat några dokument.
4. Se till att försättsbladet visas.
5. Välj Skydda arbetsbok | Markera som slutgiltigt under Arkiv.

Att skicka protokollet via e-post

När du skickar ett påpekande eller föreläggande med e-post ska du alltid bifoga granskningsprotokollet som bilaga.

Se till att begära leveranskvitto när du skickar mejlet, så att vi får en bekräftelse på att det kommit fram.

Kryssa i Begär leveranskvitto på filken Alternativ i mejlfönstret för att begära ett leveranskvitto. (Kryssa inte i Begär läskvitto.)

Du kan följa upp om det kommit något leveranskvitto på ett skickat mejl genom att öppna mejlet och välja Uppföljning på fliken Meddelande.

Att skriva ut protokollet

Om du behöver expediera ett beslut per brev ska även en utskrift av granskningsprotokollet följa med som bilaga. För att göra det utan att det går åt mer papper än nödvändigt behöver du kontrollera utskriftsinställningarna innan du skickar dokumentet till skrivaren.

Gör så här:

1. Tryck på Arkiv | Skriv ut (Ctrl+p).

2. Gör följande val under Inställningar:

   • Skriv ut hela arbetsboken
   • Skriv ut på båda sidor
   • Sorterat
   • Liggande orientering
   • A4 (210x297 mm)
   • Normala marginaler
   • Anpassa alla kolumner till en sida

3. Stega igenom alla sidor i förhandsgranskningen och se till att ovanstående inställningar är satta för varje blad.