Manual för tillsyn enligt lagen om tillgänglighet till digital
offentlig service
Dokumentera granskning
Vid varje granskningstillfälle i ett tillsynsärende ska du upprätta
ett granskningsprotokoll. Det ska dokumentera granskningen, visa vilka
avsnitt i standarden EN 301 549 som underkänts,
varför och av vem.
Vid granskning av en hel webbplats eller mobil applikation ska du också
göra ett stickprovsurval av sidor och dokument, enligt beskrivningen av
urval av sidor
och dokument.
Filstruktur
Det är viktigt att du sparar innehållet och utseendet för de
webbsidor, dokument och skärmbilder du granskar. Om ett ärende skulle
hamna i domstol behöver vi kunna visa hur det faktiskt såg ut när vi
gjorde vår granskning.
Mappar
Börja med att skapa en mappstruktur under tillsynsmappen. Den ska
bestå av en ärendemapp med en eller flera granskningsmappar under. Varje
granskningsmapp har undermappar för sparade dokument, webbsidor och
skärmavbildningar (varierar beroende på vad du granskar).
Döp ärendemappen med ärendenummer och aktörens eller tjänstens namn.
Granskningsmappar namnger du med datum.
Du skapar alltså ärendemappen och en granskningsmapp när du påbörjar
ett tillsynsärende. I granskningsmappen skapar du mappar för dokument,
webbsidor och skärmbilder, efter behov.
Vid en omgranskning skapar du en ny granskningsmapp med sina
undermappar.
Granskningsmapp
I granskningsmappen sparar du urvalsdokumentet (för webbplatser) och
granskningsprotokollet.
Sparade skärmbilder
I undermappen Skärmbilder sparar du en avbildning av
varje webbsida och varje skärmbild (i en mobil applikation) som du
granskar. På så sätt kan vi enkelt visa precis hur sidan såg ut i
webbläsaren eller den mobila enheten vid granskningstillfället.
För webbsidor: använd
Firefox, tryck
Ctrl+Skift+s
eller högerklicka på sidan och välj
Ta en skärmbild och därefter
Spara hela sidan.
Döp filen till titel.png, där titel
är den relevanta delen av sidtiteln. Håll namnet kort, och ta bort
tjänstens eller aktörens namn. Exempel: om sidans titel är
”Kontakta oss - Exempelmyndigheten” sparar du den som
Kontakta oss.png.
Startsidans avbildning döper du alltid till
start.png.
Introskärmar i en app döper du till
intro-N.png, där N är ett
ordningsnummer (1, 2, 3, …).
För skärmbilder i mobila applikationer tar du en
skärmbild i varje enhet du testar med, för över bilden till din dator
och döper den enligt titel-enhet.png,
där titel är skärmbildens rubrik eller liknande och
enhet är den enhet du testar med, till exempel
iphone7 eller galaxytab.
Avbildningar av fel
Vid vissa typer av fel uppmanar manualen dig att spara en extra
skärmavbildning som visar felet. Du kan då välja att spara bara det
synliga området, eller den del av sidan som visar felet. Spara filen med
samma namnsättning som ovan, men lägg till avsnittsnumret du
underkänner, till exempel
Kontakta oss-9.1.4.4.png.
Sparade webbsidor
I undermappen Webbsidor sparar du innehållet i varje
webbsida du granskar, som en ”komplett” webbsida. Det innebär att
webbläsaren sparar både själva sidans HTML-kod och, i en
undermapp, de bilder, CSS-filer och skript som ingår. På så
sätt kan vi återskapa exakt det vi granskat.
Döp sidan till samma namn som den sparade skärmbilden men med
filtypen .html. Om du sparat skärmbilden som
Kontakta oss.png sparar du alltså webbsidan som
Kontakta oss.html.
Använd
Firefox för att spara sidan. Tryck
Ctrl+s eller högerklicka och välj
Spara sida som…. Välj sedan
Webbsida, fullständig (*.htm;*.html) vid
Filformat och skriv in namnet enligt ovan vid
Filnamn..
Dokument
I undermappen Dokument sparar du varje dokument du
granskar.
Spara dokumentet med det filnamn som webbläsaren föreslår. Om det
skiljer sig alltför markant från titeln kan du notera filnamnet som en
anmärkning i urvalsdokumentet för att göra det lättare att hitta.
I Firefox, högerklicka på länken till
dokumentet och välj Spara länk som….
Urvalsdokumentet
Stickprovsurvalet för ingående granskning är ett exceldokument
indelat i sju sektioner, baserat på avsnitt 3.2–3.3 i Bilaga I i
[Övervakning].
Urvalsdokumentet använder du bara när du granskar en hel
webbplats, eller en mobil applikation.
Fyll i dokumentet så här:
Skriv in webbplatsens eller appens namn ovanför
tabellerna.
Leta på webbplatsen eller i appen efter de angivna sidtyperna i
varje sektion. Se nedan för detaljer.
Sätt Sidor till 1 för varje hittad sida.
Om någon av de förifyllda sidorna inte finns, sätt status
Saknas i kolumnen Granskning.
Leta rätt på kontaktuppgifter till aktören och fyll i dem på
bladet Kontaktuppgifter.
Om någon sida som ingår i urvalet utgör ett led i en
process ska du ta med samtliga steg i processen. Om stegen körs på
samma ”sida” (sökväg) sätter du antalet steg i kolumnen
Sidor.
Så här länkar du till en webbsida eller ett dokument:
Öppna sidan i webbläsaren och kopiera sökvägen i
adressfältet. (Vissa frågeparametrar kan behöva tas bort för att
länken ska fungera; prova i en annan webbläsarflik om du är
osäker.)
Skriv in den relevanta delen av sidans eller dokumentets
titel i tabellen (om det inte redan står något där).
Navigera ifrån cellen och tillbaka igen.
Högerklicka på cellen och välj Länk.
Se till att Befintlig fil eller webbsida är vald i
filvalsdialogen.
Klistra in sökvägen vid Adress.
Tryck OK.
Fasta sidor (a)
Länka till startsidan på första raden i tabellen. Gör på samma
sätt för de andra sidtyperna i sektionen.
Med ”juridisk information” menas avtal och liknande,
inte (nödvändigtvis) sidor som innehåller laghänvisningar.
Sidor per typ av tjänst (b)
Försök att identifiera så många olika typer av sidor (mallar)
du kan htita på webbplatsen eller i appen. Till exempel: sökresultat,
nyhetssidor, samlingssidor, tabellsidor, sidor med filmer,
länksamlingar, etc. Varje formulär kan ofta utgöra en egen
sidtyp.
Tillgänglighetsredogörelse (c)
Länka till redogörelsen, om den finns. Om den använder
en separat kommentarsfunktion, länka till den på andra raden i
sektionen.
Avvikande sidor (d)
Här lägger du in de sidor du träffar på, vars innehåll eller
utseende avviker markant från övriga sidors. Kontrollera i
webbläsarens adressfält att sidan ligger på samma domän.
Dokument (e)
Länka till minst ett dokument (om det finns) för varje typ av
tjänst du identifierat i kategori (b).
Relevanta sidor (f)
Länka till sidor med information om kakor och behandling av
personuppgifter, om det finns. Lägg till andra sidor som du bedömer är
relevanta.
Slumpmässigt urval (g)
Länka till slumpmässigt utvalda sidor. Minimiantalet visas
ovanför tabellen.
I kolumnen Anteckningar
kan du notera sådant du behöver komma ihåg. Om vissa fel finns på
exempelvis alla sidor med lyssnafunktion kan du notera
”lyssna” på de sidor som har lyssnafunktion, för att kunna
kontrollräkna antalet underkända sidor på slutet.
Granskningsprotokoll
Ett granskningsprotokoll är ett exceldokument med sex blad
(”flikar”): Försättsblad,
Skärmbilder (endast appar), Webbsidor,
Dokument, Redogörelse,
Anmärkningar och Diagram (endast
webbplatser).
Försättsblad
Så här fyller du i försättsbladet
Rad
Värde
Exempel
Appar
Mobil applikation
Appens namn
Tillgänglighetsappen
Operativsystem
Operativsystem
Android eller iOS
Version
Appens versionsnummer
1.7.4
Webbplatser
Webbplats
Webbplatsens eller e-tjänstens namn
myndigheten.se
URL
Länk till webbplatsen
https://myndigheten.se
Gemensamt
Tillsyn beslutad
Datum för tillsynsansvarigs beslut
2020-09-23
Ärendenummer
Ärendenummer
2020-1234
Granskning inledd
Datum
2020-09-23
Granskning avslutad
Datum
2020-09-24
Granskare
Namn på den som utfört granskningen (e-postlänk)
Helga Handläggare
Raderna för antal granskade skärmbilder, webbsidor och dokument är
förhoppningsvis självförklarande.
Ändra inte följsamhetsnivån; den uppdateras
automatiskt när du fyller i protokollet.
Skärmbilder, webbsidor, dokument
Efter varje granskad skärmbild (i en app), webbsida eller dokument,
räkna upp Antal underkända i respektive blad, för varje
underkänt avsnitt.
Ändra inte i någon av de andra kolumnerna och
använd inte sortering.
Tillgänglighetsredogörelse
Skriv en etta för varje underkänt krav på bladet
Redogörelse.
Anmärkningar
Så här fyller du i kolumnerna på bladet
Anmärkningar.
Dra inte i cellkanter för att ändra radhöjden.
Det sätter den automatisk radhöjd ur spel och riskerar att dölja viktig
information.
Använd inte sorteringsfunktionen i kolumnrubrikerna,
då det inte går att återställa till ursprungsläget. Använd hellre
filterfunktionen för att hitta innehåll.
För att lägga till en ny rad sist i tabellen,
sätt markören i sista kolumnen på sista raden och tryck
Tabb.
Sida/dokument
Skärmbild/sida/dokument
Ange vilken skärmbild (appar), webbsida eller dokument
anmärkningen avser, gärna i form av en länk där det är möjligt.
Använd (den relevanta delen av) titeln om den är läslig.
Om samma anmärkning gäller 2–3 sidor, räkna upp dem; skapa inte
flera likadana rader. Gäller det alla eller många sidor, skriv bara
”Alla sidor”, ”Sidor efter inloggning” eller
liknande.
Avsnitt i EN 301 549
Fyll i avsnittsnummer i EN 301 549
(återfinns i motsvarande kolumn på bladen
Skärmbilder (appar), Webbsidor respektive
Dokument).
Observation
Beskriv det observerade problemet.
Var så tydlig som möjligt för att mottagaren ska förstå vad
du menar.
Tänk på att den som läser texten kanske inte ser det du ser
när du skriver anmärkningen och inte har sammanhanget klart för
sig.
Om webbplatsen har en responsiv formgivning och det
observerade problemet uppträder bara vid vissa vystorlekar, se
till att det framgår vilken layout det gäller.
Om flera olika element är underkända för samma kriterium, skapa
en rad för varje om det inte är lätt att beskriva dem
kollektivt.
Förväntning
Förklara vad som förväntas av lag (DOS),
standarder (EN 301 549), riktlinjer
(WCAG) eller rekommendationer (HTML). Du kan
kopiera texten från punkten Kontroll i motsvarande
metodikavsnitt om du inte vill formulera en mer specifik
förklaring. När du håller muspekaren över texten i metodikavsnittet
visas en knapp med vars hjälp du kan kopiera innehållet.
Beskrivet i redogörelsen
Skriv ja om det du anmärker på finns
beskrivet i tillgänglighetsredogörelsen. Detta gör du vanligen
på slutet, när du granskar själva redogörelsen.
Diagram
När du fyllt i antalet underkända sidor per kravavsnitt på bladet
Webbsidor visar bladet Diagram två
stapeldiagram. Det ena visar otillgänglighetstalet per
användningssituation, det andra hur mycket varje underkänt kravavsnitt
inverkar på det totala otillgänglighetstalet.
Du ska inte ändra eller fylla i något på bladet
Diagram.
Slutför protokollet
När du är klar med granskningen, se till att protokollet är
förberett för mottagaren.
Sätt fokus till lämplig cell i början av varje blad.
Se till att formelfält, stödlinjer och rubriker är dolda
(fliken Visa).
Dölj oanvända blad, till exempel om du inte granskat några
dokument.
Se till att försättsbladet visas.
Välj Skydda arbetsbok | Markera som slutgiltigt under
Arkiv.
Att skicka protokollet via e-post
När du skickar ett påpekande eller föreläggande med e-post ska du
alltid bifoga granskningsprotokollet som bilaga.
Se till att begära leveranskvitto när du skickar
mejlet, så att vi får en bekräftelse på att det kommit fram.
Kryssa i Begär leveranskvitto på filken
Alternativ i mejlfönstret för att begära ett
leveranskvitto. (Kryssa inte i Begär
läskvitto.)
Du kan följa upp om det kommit något leveranskvitto på
ett skickat mejl genom att öppna mejlet och välja
Uppföljning på fliken Meddelande.
Att skriva ut protokollet
Om du behöver expediera ett beslut per brev ska även en utskrift av
granskningsprotokollet följa med som bilaga. För att göra det utan att
det går åt mer papper än nödvändigt behöver du kontrollera
utskriftsinställningarna innan du skickar dokumentet till
skrivaren.
Gör så här:
Tryck på Arkiv | Skriv ut
(Ctrl+p).
Gör följande val under Inställningar:
Skriv ut hela arbetsboken
Skriv ut på båda sidor
Sorterat
Liggande orientering
A4 (210x297 mm)
Normala marginaler
Anpassa alla kolumner till en sida
Stega igenom alla sidor i förhandsgranskningen och se till
att ovanstående inställningar är satta för varje blad.